Nieuwjaarsreceptie organiseren? 10 handige tips

2uNyJ86K.jpeg

Nieuwjaarsreceptie organiseren

Nog even en er breekt weer een nieuw jaar aan. Dit is hét perfecte moment om bij elkaar te komen met je collega’s om terug te blikken op het afgelopen jaar én vooruit te kijken op het nieuwe jaar. Het organiseren van een nieuwjaarsreceptie is nog best een klus. Er komt meer bij kijken dan je denkt. Wij geven je handige tips.

1. Ga op tijd op zoek naar een passende locatie

Een nieuwjaarsreceptie is een feestelijke gebeurtenis, waar een passende locatie bij hoort. Zorg ervoor dat de locatie groot genoeg is voor het aantal gasten dat op de receptie komt. Niets is zo vervelend als op elkaars tenen staan of juist weer een stuk moeten lopen voordat je een bekende tegenkomt. Het is een aanrader om de nieuwjaarsreceptie op een externe locatie te organiseren die ervoor is ingericht. Bijkomend voordeel is ook nog dat je de rommel na afloop niet zelf hoeft op te ruimen. Organiseer je de nieuwjaarsborrel voor een kleinere groep? Dan kan je deze natuurlijk ook in de bedrijfskantine of een andere ruimte organiseren.

2. Eten en drinken

Ook al is de receptie nog zo gezellig, als de catering slecht is dan onthouden de gasten dit. Een goede catering moet dus een belangrijk aandachtspunt zijn. Denk er van tevoren goed over na wat je je gasten aanbiedt. Dit kan natuurlijk een uitgebreid diner zijn, maar ook kleine hapjes. Bedenkt van te voren ook of je alcohol schenkt of niet. Je wilt immers dat je collega’s weer veilig thuis komen. Schenk je liever geen alcohol op je nieuwjaarsreceptie? Dan is een complete koffie- en theecatering een aanrader.

3. Zorg voor de juiste aankleding

Niemand voelt zich prettig in een zaal met fel licht. Met de juiste aankleding breng je de locatie meer op sfeer. Zorg dan ook voor gedimde lichten en sfeervolle accessoires.

4.Breng de sfeer erin met muziek

Stilte op je receptie is dodelijk voor de sfeer. Wij raden je dan ook aan om altijd muziek te draaien. Dit kan muziek zijn van een playlist, maar live muziek is natuurlijk nog leuker. Er zijn tal van bandjes die op je nieuwjaarsreceptie kunnen spelen. Wat dacht je bijvoorbeeld van een coverband of jazzband? Een band zoals, The Jacuzi’s, 3Bute of The Good Fellaz brengt de sfeer erin met hits van toen en nu. In plaats van een band kun je ook een DJ inzetten die zorgt voor een lekkere beat op de achtergrond, zoals een allround DJ of een lounge DJ.

5. Zorg voor een luchtige en humorvolle speech

Als bedrijf organiseer je een nieuwjaarsreceptie, omdat je wilt terugblikken op het afgelopen jaar en vooruit wilt kijken naar de toekomst. Tijdens de speech horen de collega’s wat er het afgelopen jaar goed is gegaan en worden ze gemotiveerd om het nieuwe jaar ook weer succesvol te maken. Zorg er in ieder geval voor dat de speech luchtig en interessant is en wat humor bevat. Je gasten zitten namelijk niet te wachten op een saaie monoloog. Hier luistert niemand naar. Houd de speech dus feestelijk en positief. Geen ervaring met het geven speeches? Dan kan een professionele presentator de speech presenteren. Deze brengt de speech op een serieuze én humorvolle wijze.

6.Originele foto’s

Op de meeste nieuwjaarsrecepties is een fotograaf aanwezig om de gasten op de foto te zetten. Deze foto’s zijn niet alleen een leuk aandenken, maar geven ook een goede impressie van de avond. Zo kun je de leukste foto’s ook op je website plaatsen.

Hippe photobooth of retro polaroid

Een ander idee is om een hippe photobooth te huren waarmee de gasten zelf hun eigen foto’s kunnen maken in een LED-fotohokje. Of huur een polaroid fotograaf. Polaroids zijn terug van weggeweest. Onze professionele polaroid fotografen lopen met een retro polaroid camera op je receptie rond en maken foto’s van de gasten.

Foto van vroeger

Je kunt al je collega’s ook samen op de foto laten zetten door een nostalgische feestfotograaf. Deze fotograaf van vroeger maakt foto’s met een tachtig jaar oude straatcamera. Hij kan de foto’s net zo snel produceren als digitale exemplaren. De foto’s worden belicht met magnesiumlicht. De flits alleen al is zeer spectaculair. Deze wordt gevormd door een ontstekingsmechanisme dat een magnesiummengsel met een denderende knal laat ontvlammen. Een onvergetelijke ervaring dus!

7. Poffertjeskraam of frietkraam

Andere originele dingen voor je nieuwjaarsreceptie zijn onder meer een poffertjeskraam of een frietkraam. Poffertjes zijn heerlijk en kunnen op ieder moment gegeten worden. Wat is er nu lekkerder dan een bord versgebakken poffertjes met een laag poedersuiker en roomboter? In de poffertjeskraam worden poffertjes gemaakt voor al je gasten. Met een frietkraam trakteer je alle gasten op heerlijke verse frietjes en andere snacks, zoals hartige bittergarnituur en luxe hamburgers. De frietkraam is uitgerust met frituurovens van een hoogwaardige kwaliteit die werken op groene energie.

8. Koppel een activiteit aan de nieuwjaarsreceptie

Wil je graag wat meer actie op je nieuwjaarsreceptie? Koppel er dan een activiteit aan, zoals een workshop. Dit is vooral een tip als je bedrijf uit maar een aantal werknemers bestaat. In plaats van een nieuwjaarsreceptie kunnen jullie het nieuwe jaar beginnen met bijvoorbeeld een bonbon / chocolade workshop, een graffiti workshop of een cocktailworkshop. Een workshop is niet alleen erg leuk, maar draagt ook bij aan de teambuilding. Collega’s leren elkaar een andere manier kennen. Iets dat weer een positieve invloed heeft tijdens het samenwerken op de werkvloer.

9. Denk aan de uitnodigingen

In de decembermaand is iedereen druk met werken en de feestdagen. Zorg er dan ook voor dat je de uitnodigingen op tijd naar je collega’s stuurt, zodat niemand de receptie vergeet. Stuur de uitnodigingen ruim een maand voor de nieuwjaarsreceptie. Dit kun je natuurlijk doen via de e-mail.

10. Regel je nieuwjaarsreceptie op en top met een bedrijfspakket

Wil je je nieuwjaarsreceptie echt op en top geregeld hebben? Dan is een bedrijfspakket een optie. Hiermee ben je in een klap voorzien van al het entertainment voor je receptie. Er wordt gezorgd voor een entertainer en een passende muzikale invulling. Dit kan een soloartiest zijn of een duo of trio. Het bedrijfspakket is ideaal als je op zoek bent naar een professionele entertainer en passende achtergrondmuziek.



Wat zit inbegrepen bij de prijs?

Alles wat benodigd is voor een geslaagd optreden zit standaard inbegrepen. Dus de prijs is alles-inclusief en er zijn geen bijkomende kosten. Inbegrepen zijn:

  • Gescreend, professioneel entertainment

  • Niet goed - geld terug garantie

  • Reiskosten

  • BTW

  • Vervangend entertainment bij ziekte

  • Online wensenlijst

  • Persoonlijke eventmanager

  • 24/7 klantenservice

  • Op- en afbouw (indien nodig)

  • Licht en geluidstechniek (indien nodig)*

  • Overige benodigde apparatuur (indien nodig)

  • In overleg kan de techniek door Evenses of de band geregeld worden. Echter is dit niet altijd het geval.

Hoe komt de prijs tot stand?

De prijs is voornamelijk afhankelijk de volgende factoren:

  • De gewenste duur van het optreden
  • De reistijd en reiskosten
  • (eventueel) benodigde licht- en of geluidstechniek
  • Eventuele wachttijd en voorbereidingstijd
  • De groepsgrootte
  • Bekendheid van de act.

Uiteindelijk is ieder feest uniek. Daarom bespreken we graag uw wensen vooraf en kunnen we een passend voorstel op maat maken.

Hoe wordt de kwaliteit van het entertainment gegarandeerd?

Een speciaal opgeleid team doet vooraf de screening van ons entertainment. Hierbij kijken we naar:

  • ervaring,
  • opleiding,
  • prijs-kwaliteitsverhouding,
  • representativiteit,
  • originaliteit
  • betrouwbaarheid in het nakomen van afspraken.

Wat wij verder nog doen:

  • Alle acts worden vooraf bekeken middels demo's en live optredens.
  • Persoonlijke kennismaking voordat acts namens Evenses kunnen optreden
  • Ons entertainment heeft ook een online portal waarin ze alle informatie en wensen van uw boeking ten alle tijde kunnen inzien
  • Wij bellen en smsen voorafgaand de boeking nog met het entertainment voor een laatste controle
  • Wij werken enkel met entertainment waar we zelf achter staan en dat voldoet aan onze kwaliteitseisen. In alle andere gevallen komen ze niet op onze website.
  • Omdat we al bijna 15 jaar bestaan hebben we met vrijwel al ons entertainment een jarenlange, goede samenwerking
Hoe gaat een boeking precies in zijn werk?

Het is onze taak om u volledig te ontzorgen zodat u uiteindelijk een geslaagd feest heeft. Zo komt u tot een geslaagd feest:

  1. Kijk op onze website en kies het entertainment uit dat u leuk vindt. Lastig kiezen? Neem contact met ons team op en wij helpen u met het vinden van de juiste optie
  2. U ontvangt een vrijblijvend voorstel. Past het niet geheel bij uw wensen? Geef het aan, we proberen het dan aan te passen. Is het voorstel wel naar wens? Dan kan u aangeven dat u wenst te boeken.
  3. U kunt online uw wensen en overige gegevens doorgeven. Wij maken een overeenkomst en factuur. Dit kan online betaald en ondertekend worden. Wij zullen al het entertainment correct inplannen. Kort voor de boeking nemen we nog even contact op.
  4. We zijn er helemaal klaar voor. We gaan er een geslaagde gelegenheid van maken!
Hoe kan ik annuleren?

Wilt u onverhoopt annuleren? Neem contact met ons op, wij proberen het dan zo goed mogelijk op te lossen voor zowel u als het door u geboekte entertainment. In overleg komen we meestal tot de beste oplossing.

Dit is ons standaard annuleringsbeleid:
Nadat u uw boeking heeft bevestigd, heeft u 14 dagen bedenktijd. U kan dan, zonder opgave van reden, kosteloos annuleren. Dit geldt enkel voor boekingen die verder zijn dan 45 dagen op de dag van boeken.

Indien de bedenktijd is verlopen, of de boeking vindt binnen 45 dagen plaats, rekenen wij een annuleringsvergoeding. U kunt bij het plaatsen van een boeking de annuleringsbescherming afnemen voor 6,8% van het boekingsbedrag.

Annuleren zonder annuleringsbescherming:
20% tot 90 dagen of meer voor de boeking
40% tot 31 dagen voor de boeking
60% tot 14 dagen voor de boeking
80% tot 7 dagen voor de boeking
100% tot 0 dagen voor de boeking

Annuleren met annuleringsbescherming:
tot 90 dagen voor de boeking
20% tot 31 dagen voor de boeking
30% tot 14 dagen voor de boeking
40% tot 7 dagen voor de boeking
50% tot 0 dagen voor de boeking
+
Met flexibele annulering kan Opdrachtgever, mits de leverancier er akkoord mee is, kosteloos de boekingsdatum eenmalig verplaatsen.

Bij bekende artiesten houden wij de annuleringsvoorwaarden aan zoals ze bij deze partij gelden.

Hoe gaat de betaling in zijn werk?

U kunt via onze beveiligde online omgeving uw betaling uitvoeren. Wij gebruiken hiervoor de betaalprovider Mollie. U kunt kiezen uit alle gangbare betaalmethoden.

  • Ideal
  • Bankoverschrijving
  • Creditcard
  • Paypal
  • Apple pay
  • Sofort Banking
  • Bankcontact
  • KBC/CBC betaalknop
  • Belfius Pay Button

U kunt de volgende betaaltermijnen kiezen:

  • 100% aanbetaling vooraf
  • 50% bij plaatsing boeking, resterende 50% 14 dagen voor de boeking
    Enkel voor bedrijven:
  • 30 dagen na de boeking betalen (2,9% toeslag)
  • 60 dagen na de boeking betalen (6,8% toeslag)
Wat als mijn feest niet door kan gaan door Corona?

Wilt u graag entertainment boeken, maar weet u niet zeker of uw feestdatum door kan gaan? U kunt bij ons te allen tijde uw boeking gratis verplaatsen als uw feest door overheidsmaatregelen niet door kan gaan. Deze garantie bieden wij u geheel kosteloos aan!

Wat als het entertainment last-minute niet meer kan optreden?

Wij hebben altijd een backup-optie beschikbaar. Ons team is 24 uur per dag bereikbaar. Indien het door u geboekte entertainment vanwege overmacht niet meer kan komen optreden, zetten wij alles op alles om alsnog het optreden door te laten gaan. Omdat we zo een groot netwerk hebben slagen we hier eigenlijk altijd in.

Niet goed = geld terug
2000+ mogelijkheden
11.000+ feesten ervaring
9.5 uit 1000+ reviews
Ook een geslaagd feest?

Wij zijn er om ook jouw feest geweldig te maken.

Advice
Advies of hulp nodig?

Direct bereikbaar