Het perfecte congres organiseren? Volg deze 10 tips

Congres organiseren.jpg

Congres organiseren

Wilt u een congres organiseren voor uw bedrijf? Dan is dit niet iets dat u zomaar doet. In het organiseren van een congres gaat veel tijd en geld zitten. Uw gasten hebben hoge verwachtingen en betalen geld voor het congres. Een goede voorbereiding is dan ook zeer belangrijk. Een succesvol congres levert namelijk een positieve bijdrage aan uw bedrijfsimago. Maar hoe organiseert u het perfecte congres? Wij geven u 10 tips.

Tip 1. Begin op tijd met de voorbereidingen

Begin op tijd. Dit klinkt logisch, maar toch gaat het op dit punt nog heel vaak mis.

Neem in ieder geval minimaal vier maanden de tijd voor het organiseren van uw congres. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk zes tot acht weken voor het congres. Bezoekers kunnen dan ruimte in hun agenda reserveren voor uw event.

Wilt u topsprekers uitnodigen? Dan is het meestal nodig om deze zo’n zes tot acht maanden van tevoren te boeken.

Bekende topsprekers

Bij Evenses kunt u diverse bekende Nederlanders inhuren als presentator en topspreker, zoals:

Anna Nooshin

Robert Doornbos

Tim Hofman

Tip 2. Zorg voor voldoende budget en capaciteit

Het organiseren van een congres is prijzig. U moet een locatie huren, techniek verzorgen, een gastspreker boeken, entertainment regelen en extra personeel inhuren. Breng dus goed in kaart wat uw wensen zijn voor het congres en zorg dat hier voldoende budget voor is.

Zorg er ook voor dat er voldoende capaciteit is bij de collega’s die meewerken aan de organisatie van het congres. Wanneer deze weinig tijd hebben, loopt u het risico dat ze zaken gaan afraffelen.

Tip 3. Boek een passende en inspirerende locatie voor uw congres

De derde tip is het boeken van een passende locatie. Deze moet niet alleen bij uw congres, maar ook bij uw doelgroep passen. Met een inspirerende locatie onderscheidt u zich van de concurrent en verrast u uw gasten. De belangrijkste factoren bij het kiezen van een locatie zijn een goede bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid.

Tip 4. Houd uw gasten geboeid met een gevarieerd programma

De invulling van het programma maakt of kraakt uw congres. Stel dan ook een gevarieerd en boeiend programma op. Hiermee krijgt u gasten naar uw congres. Plan niet alleen lezingen in, maar biedt afwisseling. Biedt workshops aan op uw congres. Zorg voor nog meer vermaak door entertainer te laten optreden. Of laat een band, zoals een coverband of jazzband de achtergrondmuziek verzorgen.

Bekende Nederlander als dagvoorzitter

Een andere mooie toevoeging aan het congres is door een bekende Nederlander als dagvoorzitter in te huren. Wel is het dan van belang dat deze BN’er bij het congres, uw bedrijf en de gasten past.

Altijd iemand stand-by

Als u een band, entertainer of BN’er boekt bij Evenses, dan zorgen wij altijd voor een vervanger die stand-by staat. Het kan immers gebeuren dat de band, gastspreker of entertainer onverhoopt moet afzeggen wegens ziekte of iets anders. Dankzij onze stand-by bent u er zeker van dat het optreden toch doorgaat.

Workshops voor uw gasten

Evenses biedt diverse workshops aan voor uw congres, zoals een:

Chocolade workshop: laat uw gasten kennis maken met de herkomst en mystiek van chocolade.

Cocktail workshop: geef uw bezoekers de kans om zelf (alcoholvrije) cocktails te maken.

Sushi workshop: verras uw gasten met een sushi workshop, waarbij ze verschillende soorten sushi maken.

VR Experience: laat uw bezoekers kennismaken met het nieuwste op het gebied van virtual reality tijdens een VR Experience.

Tip 5. Zorg ervoor dat de techniek goed is geregeld

Als de boodschap van de gastspreker of presentator niet goed overkomt bij uw gasten, is uw congres gedoemd te mislukken. Controleer dan ook of alles op technisch gebied goed geregeld is. Test het geluid en het licht van tevoren. U voorkomt dan dat een spreker tijdens zijn verhaal wordt afgebroken, omdat de techniek faalt of er geen beamer aanwezig is.

Tip 6. Maak gebruik van social media voor de promotie

Gebruik social media voor de promotie van uw congres, zoals Facebook, Twitter en Instagram. Hier kunt u gratis of zeer voordelig al het nieuws rondom uw congres delen en bereikt u een groot deel van uw doelgroep.

Tip 7. Zorg voor een duidelijke taakverdeling

Spreek een duidelijke taakverdeling af met uw collega’s. Het is dan voor iedereen helder wie welke taak heeft. U voorkomt dan dat bepaalde zaken niet worden uitgevoerd, omdat de ene persoon dacht dat de ander het zou doen. Met een heldere taakverdeling verloopt uw congres soepel.

Tip 8. Voorkom een lange rij bij de entree

Een lange rij is geen goede start van uw congres. Voorkom dan ook dat uw gasten lang moet wachten en huur hostessen in, zodat het inchecken soepel verloopt. Een hostess kan uw gasten ook wegwijs maken op het congres zelf.

Tip 9. Maak altijd gebruik van een draaiboek
Het gebruiken van een draaiboek is een must. Maak hier dus altijd gebruik van. Doe dit ook als u het congres tot in de puntjes hebt voorbereid. Als er iemand ziek is of als er sprake is van een calamiteit, kunt u altijd terugvallen op het draaiboek.

Tip 10. Maak tijd voor een evaluatie

Ook na afloop van het congres bent u nog niet klaar. Maak tijd voor een evaluatie. Ga na wat er goed ging en wat beter kon. Neem deze punten mee als leermoment voor een volgend congres. Stuur ook bedankbrieven naar de gasten, de sprekers en de leveranciers. Door dit te doen, bouwt u een relatie met ze op.



Wat zit inbegrepen bij de prijs?

Alles wat benodigd is voor een geslaagd optreden zit standaard inbegrepen. Dus de prijs is alles-inclusief en er zijn geen bijkomende kosten. Inbegrepen zijn:

  • Gescreend, professioneel entertainment

  • Niet goed - geld terug garantie

  • Reiskosten

  • BTW

  • Vervangend entertainment bij ziekte

  • Online wensenlijst

  • Persoonlijke eventmanager

  • 24/7 klantenservice

  • Op- en afbouw (indien nodig)

  • Licht en geluidstechniek (indien nodig)*

  • Overige benodigde apparatuur (indien nodig)

  • In overleg kan de techniek door Evenses of de band geregeld worden. Echter is dit niet altijd het geval.

Hoe komt de prijs tot stand?

De prijs is voornamelijk afhankelijk de volgende factoren:

  • De gewenste duur van het optreden
  • De reistijd en reiskosten
  • (eventueel) benodigde licht- en of geluidstechniek
  • Eventuele wachttijd en voorbereidingstijd
  • De groepsgrootte
  • Bekendheid van de act.

Uiteindelijk is ieder feest uniek. Daarom bespreken we graag uw wensen vooraf en kunnen we een passend voorstel op maat maken.

Hoe wordt de kwaliteit van het entertainment gegarandeerd?

Een speciaal opgeleid team doet vooraf de screening van ons entertainment. Hierbij kijken we naar:

  • ervaring,
  • opleiding,
  • prijs-kwaliteitsverhouding,
  • representativiteit,
  • originaliteit
  • betrouwbaarheid in het nakomen van afspraken.

Wat wij verder nog doen:

  • Alle acts worden vooraf bekeken middels demo's en live optredens.
  • Persoonlijke kennismaking voordat acts namens Evenses kunnen optreden
  • Ons entertainment heeft ook een online portal waarin ze alle informatie en wensen van uw boeking ten alle tijde kunnen inzien
  • Wij bellen en smsen voorafgaand de boeking nog met het entertainment voor een laatste controle
  • Wij werken enkel met entertainment waar we zelf achter staan en dat voldoet aan onze kwaliteitseisen. In alle andere gevallen komen ze niet op onze website.
  • Omdat we al bijna 15 jaar bestaan hebben we met vrijwel al ons entertainment een jarenlange, goede samenwerking
Hoe gaat een boeking precies in zijn werk?

Het is onze taak om u volledig te ontzorgen zodat u uiteindelijk een geslaagd feest heeft. Zo komt u tot een geslaagd feest:

  1. Kijk op onze website en kies het entertainment uit dat u leuk vindt. Lastig kiezen? Neem contact met ons team op en wij helpen u met het vinden van de juiste optie
  2. U ontvangt een vrijblijvend voorstel. Past het niet geheel bij uw wensen? Geef het aan, we proberen het dan aan te passen. Is het voorstel wel naar wens? Dan kan u aangeven dat u wenst te boeken.
  3. U kunt online uw wensen en overige gegevens doorgeven. Wij maken een overeenkomst en factuur. Dit kan online betaald en ondertekend worden. Wij zullen al het entertainment correct inplannen. Kort voor de boeking nemen we nog even contact op.
  4. We zijn er helemaal klaar voor. We gaan er een geslaagde gelegenheid van maken!
Hoe kan ik annuleren?

Wilt u onverhoopt annuleren? Neem contact met ons op, wij proberen het dan zo goed mogelijk op te lossen voor zowel u als het door u geboekte entertainment. In overleg komen we meestal tot de beste oplossing.

Dit is ons standaard annuleringsbeleid:
Nadat u uw boeking heeft bevestigd, heeft u 14 dagen bedenktijd. U kan dan, zonder opgave van reden, kosteloos annuleren. Dit geldt enkel voor boekingen die verder zijn dan 45 dagen op de dag van boeken.

Indien de bedenktijd is verlopen, of de boeking vindt binnen 45 dagen plaats, rekenen wij een annuleringsvergoeding. U kunt bij het plaatsen van een boeking de annuleringsbescherming afnemen voor 6,8% van het boekingsbedrag.

Annuleren zonder annuleringsbescherming:
20% tot 90 dagen of meer voor de boeking
40% tot 31 dagen voor de boeking
60% tot 14 dagen voor de boeking
80% tot 7 dagen voor de boeking
100% tot 0 dagen voor de boeking

Annuleren met annuleringsbescherming:
tot 90 dagen voor de boeking
20% tot 31 dagen voor de boeking
30% tot 14 dagen voor de boeking
40% tot 7 dagen voor de boeking
50% tot 0 dagen voor de boeking
+
Met flexibele annulering kan Opdrachtgever, mits de leverancier er akkoord mee is, kosteloos de boekingsdatum eenmalig verplaatsen.

Bij bekende artiesten houden wij de annuleringsvoorwaarden aan zoals ze bij deze partij gelden.

Hoe gaat de betaling in zijn werk?

U kunt via onze beveiligde online omgeving uw betaling uitvoeren. Wij gebruiken hiervoor de betaalprovider Mollie. U kunt kiezen uit alle gangbare betaalmethoden.

  • Ideal
  • Bankoverschrijving
  • Creditcard
  • Paypal
  • Apple pay
  • Sofort Banking
  • Bankcontact
  • KBC/CBC betaalknop
  • Belfius Pay Button

U kunt de volgende betaaltermijnen kiezen:

  • 100% aanbetaling vooraf
  • 50% bij plaatsing boeking, resterende 50% 14 dagen voor de boeking
    Enkel voor bedrijven:
  • 30 dagen na de boeking betalen (2,9% toeslag)
  • 60 dagen na de boeking betalen (6,8% toeslag)
Wat als mijn feest niet door kan gaan door Corona?

Wilt u graag entertainment boeken, maar weet u niet zeker of uw feestdatum door kan gaan? U kunt bij ons te allen tijde uw boeking gratis verplaatsen als uw feest door overheidsmaatregelen niet door kan gaan. Deze garantie bieden wij u geheel kosteloos aan!

Wat als het entertainment last-minute niet meer kan optreden?

Wij hebben altijd een backup-optie beschikbaar. Ons team is 24 uur per dag bereikbaar. Indien het door u geboekte entertainment vanwege overmacht niet meer kan komen optreden, zetten wij alles op alles om alsnog het optreden door te laten gaan. Omdat we zo een groot netwerk hebben slagen we hier eigenlijk altijd in.

Niet goed = geld terug
2000+ mogelijkheden
11.000+ feesten ervaring
9.5 uit 1000+ reviews
Ook een geslaagd feest?

Wij zijn er om ook jouw feest geweldig te maken.

Advice
Advies of hulp nodig?

Direct bereikbaar