Tips voor het huren van entertainment

Tips voor het huren van entertainment

De zoektocht naar het juiste entertainment voor jouw gelegenheid kan erg leuk zijn, maar soms is dit lastig. Want waar moet je bijvoorbeeld op letten om de juiste keuzes te maken? Wij helpen al jarenlang bruidsparen, bedrijven, particulieren en evenementen organisatoren met het vinden van het juiste entertainment. Hier vind je onze beste tips en adviezen die we graag met je delen:

#1 Bespreek je wensen en voorkeuren
Bedenk van tevoren duidelijk wat je wel én niet wilt. Denk hierbij niet alleen aan jullie eigen voorkeuren, maar houd rekening met je gasten. Denk ook na over een goed en logisch verloop van het feest. Als je dit van tevoren doorgeeft en bespreekt met ons, dan kunnen wij ons hierop voorbereiden. Dit zal uiteindelijk leiden tot een leuker feest voor jullie, het entertainment en jullie gasten. Uiteraard kunnen we je altijd adviseren als je hierover vragen hebt.

#2 Zorg voor een back-up
Het kan altijd gebeuren dat het entertainment door ziekte of overmacht niet meer in staat is om naar jullie feest te komen. Zorg er voor dat er in dit geval een gelijkwaardige vervangende optie beschikbaar is die snel inzetbaar is. Veel bands, dj’s en boekingskantoren bieden deze optie niet. Als bureau hebben wij een zeer groot netwerk van entertainers, hierdoor hebben we altijd een vervangende optie beschikbaar. Ook als het last-minute is. Ze kunnen we altijd een succesvolle doorgang van jullie feest garanderen.

#3 Zorg voor een compleet plaatje
Om een goed optreden te verzorgen is er meer nodig dan enkel het entertainment. Denk aan vervoer, op- en afbouw, techniek, de juiste mensen en bijvoorbeeld instrumenten. Zorg er voor dat je dit van tevoren bespreekt zodat je een werkende opstelling hebt tijdens het feest. Wij zorgen er altijd voor dat alle benodigdheden standaard inbegrepen zijn. Je kan zelfs bij Evenses een compleet exclusive of compleet premium pakket nemen.

#4 Ga niet voor de goedkoopste optie
Boek niet zomaar entertainment en baseer je keuze niet enkel op prijs. Een persoonlijke klik, iemand met ervaring en een representatief en betrouwbaar persoon zijn van grote invloed op het totaal plaatje. Zorg er dus voor dat je entertainment ergens boekt waar je dit met een goed gevoel kan doen. Mensen die voor bodemprijzen werken moeten altijd inleveren op apparatuur, oefentijd, voorbereidingstijd maar bijvoorbeeld ook verzekeringen. Want wat gebeurd er als jullie entertainment per ongeluk iets kostbaars kapot maakt? Wij zijn hier voor verzekerd. Met al onze acts werken wij al jaren samen en deze zijn persoonlijk door ons geselecteerd. Ook nemen zowel wij altijd van tevoren contact met jullie op om kennis te maken en jullie wensen en voorkeuren te bespreken. Zo zorgen we er voor dat het juiste entertainment op het juiste feest komt.

#5 Maak duidelijke prijsafspraken
De uiteindelijke prijs van een optreden is afhankelijk van (een aantal van) deze factoren:
- Aantal uren
- Reistijd en reiskosten
- Benodigde licht- geluid en DJ apparatuur
- Benodigde opbouw tijd
- Wachtgeld
Veel partijen rekenen alles apart, soms zelf op nacalculatie. Dit kan tot onaangename verrassingen leiden. Zorg er dus voor dan dit van tevoren duidelijk is afgesproken. Wij werken altijd met een alles-inclusief prijs, zodat er geen verrassingen zijn over de prijs.

#6 Overleg met locatie
Bespreek van tevoren met de locatie dat er entertainment wordt ingehuurd. Dit is met name voor acts met veel apparatuur belangrijk; zoals bands en dj’s. Hiermee voorkom je vervelende situaties op de dag zelf. Bespreek de volgende zaken:
- Is de locatie goed bereikbaar om in- en uit te laden?
- Is jullie feest niet op de begane grond? Bespreek dan hoe de apparatuur op de juiste plek komt. Vaak zijn er goederenliften. Moet de apparatuur enkele trappen op? Of is het lastig bereikbaar? Geef dit dan van tevoren aan: wij zullen hiermee rekening houden met onze planning.
- Is er een geluidslimiet? Bespreek het gewenste geluidsniveau met zowel de locatie als met ons.
- Wanneer kan er worden opgebouwd? Soms moeten zalen worden omgebouwd en kan het entertainment niet opbouwen. Wel zo handig om van tevoren te bepalen wanneer de opbouw goed uitkomt.

#7 Tijdig boeken
Wacht niet op het laatste moment met het boeken van een entertainment. Helemaal in de populaire maanden (mei, juni, augustus, september, december) zijn veel opties vaak al volgeboekt. Tijdig boeken is vaak voordeliger en zorgt er voor dat je de act van jullie voorkeuren hebt.

#8 Stukjes en speeches
Willen je gasten stukjes doen, of willen jullie zelf iets doen? Is er een belangrijke speech? Plan dit van tevoren in. Ons advies is om dit VOOR aanvang van het ‘dans’gedeelte te doen. We hebben vaak meegemaakt dat een feest lekker op gang is en dat dit dan wordt onderbroken voor een stukje dat net iets te lang duurt. Het is dan erg moeilijk om de sfeer weer terug te krijgen.

#9 Leuke extra’s
De mogelijkheden bij het huren van entertainment zijn eindeloos Afhankelijk van jullie wensen en budget zijn er vele leuke extra opties mogelijk. Enkele suggesties:
- Fotohokje. Hiermee kunnen je gasten op de foto en hebben ze een leuke, tastbare herinnering aan de avond.

- Een verlichte dansvloer. Zorgt voor veel uitstraling en werkt als een magneet om de mensen snel op de dansvloer te krijgen
- Videogastenboek. Uw gasten laten hiermee een persoonlijke video boodschap achter welke u digitaal krijgt.

- Typetje. Een typetje breekt vaak het ijs en is leuk als ontvangst of als grappige act tijdens het feest

#10 Wees ontspannen en geniet
Probeer niet alles van minuut tot minuut van tevoren vast te leggen en blijf pragmatisch. Vertrouw op de ervaring van onze entertainers en onze ervaring en zorg er voor dat je op een prettige wijze de boeking voorbereid. Probeer niet alles te regisseren maar geniet vooral van jullie feest.

Mocht je ons aanbod willen bekijken, dan kun je dat hieronder vinden of gebruik het zoekmenu op onze site. Heb je verder nog vragen of wil je meer informatie over het huren van entertainment? Neem dan gerust contact met ons op.

Dit kan via:

info@evenses.com
Telefoon Nederland: 020-2600044
Telefoon België: 02-8084961
Tijdens kantooruren kun je ook met ons chatten via de website



Wat zit inbegrepen bij de prijs?

Alles wat benodigd is voor een geslaagd optreden zit standaard inbegrepen. Dus de prijs is alles-inclusief en er zijn geen bijkomende kosten. Inbegrepen zijn:

  • Gescreend, professioneel entertainment

  • Niet goed - geld terug garantie

  • Reiskosten

  • BTW

  • Vervangend entertainment bij ziekte

  • Online wensenlijst

  • Persoonlijke eventmanager

  • 24/7 klantenservice

  • Op- en afbouw (indien nodig)

  • Licht en geluidstechniek (indien nodig)*

  • Overige benodigde apparatuur (indien nodig)

  • In overleg kan de techniek door Evenses of de band geregeld worden. Echter is dit niet altijd het geval.

Hoe komt de prijs tot stand?

De prijs is voornamelijk afhankelijk de volgende factoren:

  • De gewenste duur van het optreden
  • De reistijd en reiskosten
  • (eventueel) benodigde licht- en of geluidstechniek
  • Eventuele wachttijd en voorbereidingstijd
  • De groepsgrootte
  • Bekendheid van de act.

Uiteindelijk is ieder feest uniek. Daarom bespreken we graag uw wensen vooraf en kunnen we een passend voorstel op maat maken.

Hoe wordt de kwaliteit van het entertainment gegarandeerd?

Een speciaal opgeleid team doet vooraf de screening van ons entertainment. Hierbij kijken we naar:

  • ervaring,
  • opleiding,
  • prijs-kwaliteitsverhouding,
  • representativiteit,
  • originaliteit
  • betrouwbaarheid in het nakomen van afspraken.

Wat wij verder nog doen:

  • Alle acts worden vooraf bekeken middels demo's en live optredens.
  • Persoonlijke kennismaking voordat acts namens Evenses kunnen optreden
  • Ons entertainment heeft ook een online portal waarin ze alle informatie en wensen van uw boeking ten alle tijde kunnen inzien
  • Wij bellen en smsen voorafgaand de boeking nog met het entertainment voor een laatste controle
  • Wij werken enkel met entertainment waar we zelf achter staan en dat voldoet aan onze kwaliteitseisen. In alle andere gevallen komen ze niet op onze website.
  • Omdat we al bijna 15 jaar bestaan hebben we met vrijwel al ons entertainment een jarenlange, goede samenwerking
Hoe gaat een boeking precies in zijn werk?

Het is onze taak om u volledig te ontzorgen zodat u uiteindelijk een geslaagd feest heeft. Zo komt u tot een geslaagd feest:

  1. Kijk op onze website en kies het entertainment uit dat u leuk vindt. Lastig kiezen? Neem contact met ons team op en wij helpen u met het vinden van de juiste optie
  2. U ontvangt een vrijblijvend voorstel. Past het niet geheel bij uw wensen? Geef het aan, we proberen het dan aan te passen. Is het voorstel wel naar wens? Dan kan u aangeven dat u wenst te boeken.
  3. U kunt online uw wensen en overige gegevens doorgeven. Wij maken een overeenkomst en factuur. Dit kan online betaald en ondertekend worden. Wij zullen al het entertainment correct inplannen. Kort voor de boeking nemen we nog even contact op.
  4. We zijn er helemaal klaar voor. We gaan er een geslaagde gelegenheid van maken!
Hoe kan ik annuleren?

Wilt u onverhoopt annuleren? Neem contact met ons op, wij proberen het dan zo goed mogelijk op te lossen voor zowel u als het door u geboekte entertainment. In overleg komen we meestal tot de beste oplossing.

Dit is ons standaard annuleringsbeleid:
Nadat u uw boeking heeft bevestigd, heeft u 14 dagen bedenktijd. U kan dan, zonder opgave van reden, kosteloos annuleren. Dit geldt enkel voor boekingen die verder zijn dan 45 dagen op de dag van boeken.

Indien de bedenktijd is verlopen, of de boeking vindt binnen 45 dagen plaats, rekenen wij een annuleringsvergoeding. U kunt bij het plaatsen van een boeking de annuleringsbescherming afnemen voor 6,8% van het boekingsbedrag.

Annuleren zonder annuleringsbescherming:
20% tot 90 dagen of meer voor de boeking
40% tot 31 dagen voor de boeking
60% tot 14 dagen voor de boeking
80% tot 7 dagen voor de boeking
100% tot 0 dagen voor de boeking

Annuleren met annuleringsbescherming:
tot 90 dagen voor de boeking
20% tot 31 dagen voor de boeking
30% tot 14 dagen voor de boeking
40% tot 7 dagen voor de boeking
50% tot 0 dagen voor de boeking
+
Met flexibele annulering kan Opdrachtgever, mits de leverancier er akkoord mee is, kosteloos de boekingsdatum eenmalig verplaatsen.

Bij bekende artiesten houden wij de annuleringsvoorwaarden aan zoals ze bij deze partij gelden.

Hoe gaat de betaling in zijn werk?

U kunt via onze beveiligde online omgeving uw betaling uitvoeren. Wij gebruiken hiervoor de betaalprovider Mollie. U kunt kiezen uit alle gangbare betaalmethoden.

  • Ideal
  • Bankoverschrijving
  • Creditcard
  • Paypal
  • Apple pay
  • Sofort Banking
  • Bankcontact
  • KBC/CBC betaalknop
  • Belfius Pay Button

U kunt de volgende betaaltermijnen kiezen:

  • 100% aanbetaling vooraf
  • 50% bij plaatsing boeking, resterende 50% 14 dagen voor de boeking
    Enkel voor bedrijven:
  • 30 dagen na de boeking betalen (2,9% toeslag)
  • 60 dagen na de boeking betalen (6,8% toeslag)
Wat als mijn feest niet door kan gaan door Corona?

Wilt u graag entertainment boeken, maar weet u niet zeker of uw feestdatum door kan gaan? U kunt bij ons te allen tijde uw boeking gratis verplaatsen als uw feest door overheidsmaatregelen niet door kan gaan. Deze garantie bieden wij u geheel kosteloos aan!

Wat als het entertainment last-minute niet meer kan optreden?

Wij hebben altijd een backup-optie beschikbaar. Ons team is 24 uur per dag bereikbaar. Indien het door u geboekte entertainment vanwege overmacht niet meer kan komen optreden, zetten wij alles op alles om alsnog het optreden door te laten gaan. Omdat we zo een groot netwerk hebben slagen we hier eigenlijk altijd in.

Niet goed = geld terug
2000+ mogelijkheden
11.000+ feesten ervaring
9.5 uit 1000+ reviews
Ook een geslaagd feest?

Wij zijn er om ook jouw feest geweldig te maken.

Advice

Entertainment

Advies of hulp nodig?

Direct bereikbaar